Yanlış Anlaşılmaları Önleyen Net Geri Bildirim
Eleştiriyi kişiye değil davranışa odaklamak, yorum verirken ele alınan şeyin insanın kişiliği değil, gözlemlenebilir tutumlar olması gerektiğini vurgulayan bir yaklaşımdır. Bu yaklaşımda konu "sen her zaman dağınıksın" gibi etiketleyici bir cümleyle değil, "dün toplantıya gelen raporu bulamadık" gibi net bir olayla anlatılır. Böylece dinleyen kendini savunmaya değil, iyileştirmeye eğilir. Temel kavram olarak davranış, tekrarlanabilir biçimde ölçülebilen eylemleri ifade eder. Kişilik ise yargıya açık, öznel bir çerçevedir. Bu ayrımı açık biçimde yapmak, etkili bir diyaloğun temel şartıdır. Eleştirinin odağı değiştiğinde, konuşmanın atmosferi de kendiliğinden düzelir. Kısacası davranışa odaklanmak, kişiye özen göstermenin en somut yoludur.
Eleştiriyi davranışa yöneltmenin önemi, eğitim ve ekip çalışması gibi çeşitli ortamlarda bariz biçimde gösterir. Kişiye yönelen suçlamalar çoğu zaman incinme tepkisi tetikler, bu da öğrenmeyi zorlaştırır. Oysa davranış üzerine yapılan somut bir gözlem, dinleyene hangi noktada düzeltme beklendiğini bildirir. Bu da hem saygı ortamını korur, hem de uzun soluklu gelişimi olanaklı hale getirir. Ekip liderleri için bu yaklaşım, kalite konuşmalarını daha adil hale getirir. Ebeveynler için ise gencin kimliğini küçümsemeden davranışı düzeltmenin yolunu açar. Ayrıca davranış odaklı yorum, ilişkisel yükü azaltır. Kimse kendisinin kusurlu olduğunu duymadan hatasını görebilir. Sonuçta hem bireysel düzeyde iyileşme artar.
Davranış odaklı eleştiri yapmanın ilk adımı, durumu tarafsız biçimde hatırlamaktır. Önce nerede gerçekleştiğini belirleyin, ardından tekrarlayan bir durum olup olmadığına dikkat edin. İkinci adımda tespit ettiğiniz davranışı kanıtlanabilir bir dille ifade edin. "Tutumsuz davranıyorsun" yerine "önceki iki toplantıda tartışmaya katılmadın" gibi bir tespit seçin. Üçüncü adımda bu davranışın sonucunu anlatın; örneğin ekibin yük altında kaldığını belirtmek faydalı olur. Dördüncü adımda alıcının bakış açısını sorun. Son adımda ise uygulanabilir beklenti ortaya koyun ve birlikte bir yol haritası oluşturun.
Bu yaklaşımı verimli biçimde uygulamak için birkaç araç ve hazırlıklara gereksinim. En işlevsel araçlardan biri, davranışları tarihleriyle yazdığınız basit bir günlüktür. Bu günlük, gözlemlenen örüntüleri net biçimde gösterir. Ayrıca "gözlem, etki, beklenti" yapısında bir konuşma çerçevesi hazırlamak, heyecanlı anlarda sakin kalmanıza yardımcı olur. Kaynak olarak iletişim ve geri bildirim hakkında yazılmış kitaplar, empatik iletişim eğitimleri faydalı bilgiler sunar. Kurumsal ortamlarda ise performans değerlendirme formları davranış göstergelerini tanımlamak için kullanılabilir. Hazırlık olarak konuşma zamanını seçmek da belirleyicidir; sakin, özel ve acele edilmeyen bir zaman en uygun olanıdır.
Bu konuda yeni başlayanlar için en güvenli öneri, küçük ve hafif durumlarla pratik yapmaktır. Büyük ve duygusal bir konuyla başlamak yerine, günlük bir iş davranışını ele almak daha kolaydır. Her eleştiriden sonra kendinize, ifadenizin kişiye mi davranışa mı yöneldiğini sormak kullanışlı bir alışkanlık olabilir. Karşı tarafın yanıtını dikkatle gözlemlemek de öğrenmenizi hızlandırır. Hata yapmak doğaldır; önemli olan eksiği fark edip yeni konuşmada telafi etmeye çalışmaktır. Zamanla bu yaklaşım alışılmış bir iletişim biçimine dönüşür ve çalışma ortamınızda belirgin bir rahatlama oluşturur.
Eleştiriyi kişiye değil davranışa odaklamak, ekiplerde yapıcı iletişimin vazgeçilmez unsurlarından biridir. Göz önünde bulundurulması gereken ilk husus, eleştirinin kişilik yargısına dönüşmesidir. "Sen dağınıksın" değerlendirmesi karşıdaki kişiyi öfkelenmeye iterken, "Bu raporda üç veri hatalı girilmiş" demek sorunu somut biçimde gösterir. Bu fark ilk bakışta küçük değerlendirilse de iletişimde belirleyici sonuçlar doğurur. Riskler arasında savunma mekanizmalarının artması ile birlikte güven erozyonu akla gelebilir. Ayrıca yorumun genelleştirilmesi durumunda karşı taraf kendini görülmemiş hissedebilir. Dolayısıyla her geri bildirim başlangıcında kendimize, söylediğimizin eylemle ilgili olup olmadığını değerlendirmeliyiz. Dikkatli bir anlatım kullanmak, hem dinleyicinin onurunu gözetir hem de eleştirinin anlaşılmasını destekler.
Farklı yöntemler arasında kıyaslama yapmak, hangisinin daha uygun olduğunu kavramak noktasında yol göstericidir. Birinci yaklaşım, tespit odaklı geri bildirimdir; burada davranış bağlamı ve sonucu tarif edilir. İkinci teknik ise öneri merkezli diyalogdur; bu modelde eleştiri, paylaşılan bir sonuca varmak için kullanılır. Üçüncü seçenek skriptli rapor biçimidir; anlık tepkileri azaltarak hazırlanmış bir çerçeve ortaya koyar. Bu yaklaşımın zayıf tarafları bulunur: gözlem temelli model netlik kazandırırken, çözüm merkezli yaklaşım değişimi kolaylaştırır. Yazılı şekiller ise süre açısından elverişli olsa da samimiyeti azaltabilir. Bu nedenle en isabetli seçim, bağlamın yoğunluğuna ve kişiler arasındaki ilişki düzeyine bağlı olarak seçilmelidir.
Gerçek hayattan bir durum düşünelim: Bir ekibinde uzman bir kıdemli sürekli zamanında olmayan çıktı gönderiyor. Ekip şefi başlangıçtaki görüşmede "Sen oldukça sorumsuzsun" ifadesini kullanmak yerine "Son dört çalışmada çıktı zamanları öngörülen tarihten geç gerçekleşti" cümlesiyle durumu somutlaştırdı. Böylece yaklaşım aracılığıyla uzman öfkeye kayıp gitmek yerine geçerek neyin sorun yarattığını kavrayabildi. Konuşmanın ilerleyen kısmında birlikte yeni takvim belirlendi ve kontrol noktaları konuşuldu. Buna paralel bir durum öğretim kurumlarında de yaşanabilir; eğitmenin "Derse hiç gelmiyorsun" demesi yerine geçecek şekilde "Son üç değerlendirmede konu tekrarına dair maddeler yanlış kalmış" demesi hem öğrenen kişiye yön verir hem de değişim yönünde belirgin bir tane amaç ortaya koyar. Bu vakalar gösteriyor ki eyleme odaklanmak hem ilişkileri sürdürür hem de engeli gidermeye kolaylaştırıcı olur.
Eleştirinin uzun vadeli etkileri göz önüne alındığında, somut duruma odaklı bir tutumun devamlılığı özel önemli bir ehemmiyet taşır. Bireye yönelik eleştiriler kısa süreçte bazı değişiklik getirebilir ancak süreğen dönemde öz saygı üzerinde derin olumsuzluklar doğurabilir. Davranışa temelli eleştiri veya bireyin dönüştürülebilir olduğu düşüncesini pekiştirir; bu birey öz varlığını korumak yerine adapte olmaya odaklanır. Uzun ömürlü bir tür eleştiri yapısı oluşturmak amacıyla öğretmenlerin kendi eylemlerini bir de dikkatle geçirmesi zorunludur. Bunun yanında yorumun süreğen hem de çift taraflı olması güveni artırır. Özetle davranışa yönelmek, ilişkilerin uzun dönemde dengeli bir olgunlaşma temeli yaratır.
İleri kademede ipuçları içinde en başta olarak da eleştiri öncesinde kendi hedefimizi netleştirmemiz şarttır. "Bu konuşmadan ne elde etmeyi amaçlıyorum?" sorusu bize yön çizer. Bir diğer olarak yorumu doğru zamanda hem de özel bir ortamda iletmek faydalıdır; kamuya yapılan eleştiriler çoğu durumda kapanmayı artırır. Üçüncü tavsiye ise diğer kişinin bakış açısını öğrenmeye çalışmaktır; açık sorular yöneltmek, zaman zaman yorumun bizzat çok öğretici bilgi kazandırır. Kapanış olarak değerlendirmek gerekirse eleştiriyi eyleme odaklamak, hem de kişisel ilerlemeyi hem kolektif verimliliği güçlendiren en verimli yaklaşımlardan biridir. Böyle bir anlayış uygulandığında hem etkileşimler sağlamlaşır ve problemler daha hızlı giderilir.
Davranışa yönelen geri bildirim nedir
Geri bildirim karşıdaki kişiye değil eyleme bağlandığında dinleyen gerginliğe kapılmadan düşünmeden asıl noktayı alabilir. Mizaç üzerine kesin hükümler oluşturmak yerine geçecek şekilde gözlenebilir ayrı örneği anlatmak çok verimlidir. Bir örnek vermek gerekirse görüşmede teslimatı belirlenen sürede getirmemek şeklinde somut eylem temelinde değerlendirme yapmak üstelik net bununla birlikte etkili bir tutumdur.
Davranış yönelimli eleştirinin sık gözlenen eksiklikleri neler olabilir
En hatalardan ilk akla gelen, eleştiriyi kimlik temelinde kurmaktır. Somut bir durumda \"sen hep geç kalıyorsun\" şeklinde yorumlar muhatapta kızgınlık yaratır. Sık rastlanan bir başka sorun ise çok sayıda durumu bir arada ortaya koymaktır. Böylesi bir görüşmede esas sorun gözden kaçar ve dinleyen ne yapması gerektiğini değiştirmesi beklendiğini belirgin biçimde çıkaramaz. Ayrıca yaygın tek eksiklik bunun yanında geçmişteki olayları şimdiki değerlendirmeye dahil etmektir.
Profesyonellerin önerdiği uygulanabilir öneriler hangileridir
Eğitmenler, değerlendirmeyi davranış temelli biçime getirmek maksadıyla ilk önlemin örneği kesin biçimde anlatmak şart olduğunu hatırlatır. Böylece yaklaşımda \"hangi olay yaşandı\" sorusunun yanıt vermek bununla birlikte \"bunun etkisi neydi\" sorusunu katmak verimlidir. Ardından alıcının düşüncesini dinlemek bununla birlikte \"bu durumu nasıl değerlendiriyorsun\" tarzında serbest sorular yöneltmek yöneltmek iletişimi iki taraflı bir biçime getirir. Son olarak koçlar değerlendirmenin bitiminde birlikte belirlenen bir ileriki hareket üzerinde anlaşmayı öğütler.
Kaynak ve vakit yönetimi çerçevesinde davranış temelli yorumun sonucu nedir
Değerlendirmeyi tutum yönelimli duruma dönüştürmek çoğunlukla fazladan herhangi bir yük gerektirmez lakin zaman ile özen yönünden ciddi bir tür yatırım gerektirir. Kişisel hükümler yerine net hareket temelinde eğilmek çabuk zamanda dakika harcatır lakin uzun dönemde ekip içi diyalog maliyetini ciddi derecede düşürür. Kötü kurgulanan bir tür geri bildirim bunun üzerine çalışan devir rakamları yükselebilir ve bu durum eğitim maliyetlerini yükseltir. Finansman yönetimi hazırlanırken personel ortaya çıkan sorunlar ayrıca hesaba dahil edilmelidir.
Zaman dilimi hem tercih yönünden geri bildirim vermenin daha münasip dönemi hangi saptanır
Değerlendirmenin faydası, sunulduğu vakitle sıkı sıkıya alakalıdır. Baskının çok bulunduğu zamanlarda sunulan geri bildirimler çoğunlukla direnç göstermeye tetikler, bu yüzden rahat uygun durum gözetmek oldukça yapıcıdır. Dönemsel yükler de tercihi değiştirir: proje dönemlerinin geldiği haftalarda özet hem net bir tür buluşma organize etmek oldukça faydalı işe yarayabilir. Yıl bitişi performans görüşmeleri bunun yanında değerlendirmeyi düzenli yapılandırılmış bir çerçeveye koymak için yerinde bir ortam verir. Seçim ile ilgili daha ölçüt bunun yanında olayın yeni kalmasıdır, çünkü uzun davranışlar anımsanmakta sıkıntı yaşar.
Yaygın merak edilen sorular ve bu konulara sunulan cevaplar neler olabilir
İlgilenenlerin en çok sorduğu konulardan biri, tutuma yönelmenin karşı insanı sakinleştirip rahatlatmadığıdır. Bu soruya yanıt tarzında şunu vurgulamak yerinde olur: tutuma yönelimli yorum hemen her türlü savunmayı bitirmez, lakin kızgınlığın şiddetini hissedilir biçimde hafifletir. Yaygın bir konu ve \"ikisini ayırmak mümkün mü\" biçiminde sorulmaktadır. Alanda çalışanlara göre ise davranış hem mizaç ortasındaki ayrışma sıklıkla yapılabilir, sebebi ise eylem gözlemlenebilir ayrıca iyileştirilebilir tek niteliktir. Üçüncü olağan bir mesele ve bu yaklaşımın tutumun her türlü ortamda yarar olacağıdır. Karşılık olarak davranışa temelli yorumun tüm koşulda eksiksiz bir tür olamadığı fakat çoğu ortamda daha yapıcı bir çerçeve alan sunduğu görüş edilmektedir.